Rutinebeskrivelse for klagebehandling ved Personalpartner AS

Det kan fremsettes klage dersom man er misfornøyd med Personalpartners tjenesteyting, både når det gjelder levering av arbeidsinkluderings- og tilretteleggingstjenester, samt levering av salg- og servicetjenester. En klage i denne sammenheng kan fremsettes både muntlig og skriftlig. Det kan også benyttes eget klageskjema, som fås i resepsjonen på Personalpartner dersom man ikke vil levere klagen elektronisk her.

Muntlige klager fra deltakere i AFT og Oppfølgingstiltaket rettes til jobbkonsulent eller avdelingsleder. Muntlige klager fra VTA- deltakere rettes til arbeidsleder, VTA-ledelsen, leder for Brukerforum, verneombud eller i Forslagskassa i kantina. Ved muntlige klager gjøres disse skriftlig av overnevnte instanser for å bli behandlet.

Ved å levere inn klage samtykker klager at Personalpartner oppbevarer kontaktinformasjon og klageinformasjon for å kunne håndtere klagen. Sensitive personopplysninger skal ikke registreres i klagen.

For ytterligere informasjon om personvern, se Personalpartners personvernerklering her: Personvernerklæring
For detaljert informasjon om klager og rutiner gangen i klagebehandlingen, se: Rutinebeskrivelse klager

Klage kan fremsettes av:

• VTA-ansatte og tiltaksdeltakere. Arbeidstakere i VTA, deltakere i AFT og Oppfølgingstiltaket samt andre med tilsvarende status tilknyttet Personalpartner gjennom kurs, prosjekter eller liknende.
• Kunder. Med kunder menes kjøpere/bestillere av arbeidsinkluderingstjenester, som for eksempel NAV, kommuner, fylket, skoler. Klageadgang gjelder også samarbeidspartnere arbeidsinkkluderingsarbeidet (ansvarsgrupper, leger, pårørende o.a.).
• Kjøpere. Med kjøpere menes arbeidsstasjonenes kunder, som knyttes til Personalpartner gjennom kjøp av ulike varer og tjenester.

• Opplysninger om klagerett er nedfelt i arbeidskontrakter (VTA), informasjonsskriv og informasjonsmøter(Oppfølging, AFT) samt personalpartner.no

• Ved klager pr. tlf. kan den som fremsetter klagen få spørsmål om hun/han ønsker å levere en skriftlig klage.

Ved skriftlig klage er videre saksgang som følger:

• Klager blir tatt opp med ledelsen så raskt som mulig, senest i løpet av 1 uke.
• Klager gis tilbakemelding om mottatt klage snarest og senest innen 1 uke.
• Ledermøtet avgjør hvilken instans som skal behandle klagen
• Klager blir forsøkt løst på lavest mulig nivå.
• En del av klagebehandlingen kan være å ta i bruk eksisterende samarbeidsrutiner med oppdragsgiver (f.eks NAV) eller andre samarbeidspartnere (for eksempel fastlege).
• Den som fremsetter klagen skal få skriftlig tilbakemelding så snart klagen er behandlet i ledergruppen, og senest innen 2 uker. Det er den som har behandlet klagen som skal gi skriftlig tilbakemelding.
• Klager og dokumentasjon over klagebehandlingen skal oppbevares i ledelsens arkiv.
• Antall, type og hvordan klagene er blitt behandlet skal dokumenteres i Personalpartners årsrapport.
• Ankeinstans for klagebehanlding er Personalpartner AS’ styre