Hva betyr personvern?

Personvern betyr at alle skal ha rett til å bestemme over egne personopplysninger, som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og bilder og at de som behandler informasjon om deg må følge lovverket. Når vi får personopplysninger fra Nav, er det Nav som bestemmer hvordan vi skal behandle de personopplysningene, og når de skal slettes.

Personalpartner følger Personopplysningsloven og bruker ISO27001:2022 som rammeverk for informasjonssikkerhet.

Som VTA-ansatt eller  AFT-deltaker skal du gi samtykke (tillatelse) til at Nav gir oss de personopplysningene vi trenger om deg. Du har rett til å vite hvilke opplysninger vi har om deg. Du har også rett til å frasi deg samtykket (trekke tillatelsen) om at vi har personopplysninger om deg.

Har du spørsmål om personvern, kan du ta kontakt med Kvalitet- og IT-ansvarlig Jørgen Lie på tlf. 95106001.

 

Personalpartners personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Personalpartner samler inn og bruker dine personopplysninger.

Personalpartner AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Det betyr at det er daglig leder som har ansvaret for at vi bruker dine personopplysninger på riktig måte.

 

Behandling av personopplysninger på www.personalpartner.no

IT-ansvarlig har ansvaret for hvordan Personalpartner behandler personopplysninger på personalpartner.no, dersom ikke annet er oppgitt under. Vi kan kun behandle personopplysningene til personer som har gitt samtykke (tillatelse) til dette. Opplysninger som samles i forbindelse med nettstedet, lagres på egne servere fra Sysedata. Det er bare Personalpartner som kan se de personopplysningene som samles inn. Personalpartner og Sysedata har en egen databehandleravtale som bestemmer hvilken informasjon Sysedata har tilgang til, og hva man kan gjøre med den informasjonen. Avtalen kan leses her:
https://www.syse.no/tjenesteavtale

 

Nettstatistikk

Personalpartner samler inn opplysninger om besøkende på personalpartner.no, som ikke kan spores tilbake til personen. Disse opplysningene brukes til statistikk som vi bruker til å forbedre tilbudet på nettsiden vår. Denne statistikken viser hvor mange som besøker de ulike sidene, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere man bruker.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted.

 

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Vi har ikke lov til å bruke eller lagre disse opplysningene hvis ikke brukeren (eieren av opplysningene) har gitt tillatelse til dette. Brukeren skal godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hvorfor de behandles og hvem som behandler dem. Dette står i ekomloven § 2-7b.
Følgende informasjonskapsler brukes på personalpartner.no:

• Google Analytics – Her registreres nettstedstrafikk anonymisert.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

 

Søk

Personalpartner lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne skriver i søk-feltet på forsiden. Dette gjør vi for å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Hva man søker på lagres hos Google Analytics, uten at det kan spores tilbake til brukeren.

 

Saksbehandling og arkiv

Personalpartner bruker Proplan Tiltak som system for notatføring og rapportering til Nav etter avtalen om tiltaksgjennomføring. Proplan Tiltak leveres av Proplan, og systemet er et av de to største systemene i bransjen. Papirmapper oppbevares i låste arkivskap. Det er IT-ansvarlig som har det daglige ansvaret for Proplan Tiltak, og den enkelte jobbkonsulent/veileder har ansvar for alt av papirer og arkivskap. Avdelingslederne følger med på at vi følger rutinene på de ulike avdelingene.

Personalpartner har en avtale med Nav om hvordan vi kan behandle personopplysninger. Dersom vi får personopplysninger fra Nav, er det gitt samtykke (tillatelse) til dette.

Det registreres ulike typer personopplysninger i saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse og særlige kategorier personopplysninger. Opplysningene får vi av Nav og den enkelte tiltaksdeltaker. I samarbeid med tiltaksdeltaker får vi også ofte opplysninger fra lege/behandler. Vi følger databegandleravtalen med Nav og personvernloven når vi registrerer, lagrer og sletter personopplysninger.

Dersom du skal kreve å få innsyn, er det Nav som skal motta innsynskravet og Nav som skal utlevere personopplysninger.

Særlige kategorier personopplysninger blir beskyttet ekstra godt hos oss, med særlige sikkerhetstiltak.

I databehandleravtalen med Nav står det at vi skal slette all informasjon om personer som ikke lenger er tilknyttet Personalpartner etter 12 uker.

Personalpartner har kortidsutlån av hjelpemidler for Moss, Råde og Våler. Personalpartner er databehandler for til disse dataene. Den enkelte kommune er behandlingsansvarlig. For å gjennomføre dette oppdraget trenger Personalpartner opplysninger som navn, adresse, telefon og type hjelpemiddel den enkelte utlåner har.

Vi bruker kommunenes eget system Gerica i dette arbeidet. Dataene i Gerica ligger hos kommunene. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak for håndtering av denne informasjonen.

 

E-post og telefon

Personalpartner bruker e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle oppgaver vi har ut ifra oppdrag fra Nav, Fylkeskommune og kommunene Moss, Råde og Våler. Avdelingsledere i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres.

Personalpartners medarbeidere bruker i tillegg e-post i dialog med kontakter både i og utenfor bedriften. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle i tråd med databehandleravtalen med Nav, senest 12 uker etter endt tiltaksgjennomføring. Når noen sier opp, slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil bli overført til kollegaer.

Særlige kategorier personopplysninger skal ikke sendes med e-post til eller fra Personalpartner.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger med e-post.

Logg over telefonsamtaler (telefonnummer fra og til og tidspunkt for samtalen) lagres i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, og den brukes til statistikk. Etter en periode anonymiseres telefonnumre som ikke tilhører Personalpartner ved at de fire siste sifrene i numrene slettes. Hele loggen slettes etter et år. De ansatte har også oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Innringer kan ikke identifiseres i statistikken. Dersom innholdet i samtalen er relevant for saken din, vil det skrives et notat etter samtalen i fagsystemet Proplan Tiltak.

 

Kamera på Personalpartners indre torg

Personalpartner AS bruker kameraovervåking av bygninger og biler utenom arbeidstid for å forebygge og avdekke tyveri og innbrudd. Personalpartner overvåker også noen rom på permanent basis for å kunne oppklare hendelser i områder hvor det av personvernhensyn kreves god kontroll. Dette er rom hvor ansatte ikke ferdes mye.

 

Personvernombudsordningen

Personalpartner har egen Kvalitet- og IT ansvarlig. Han skal passe på at bedriften følger sine plikter gjennom personopplysningsloven og de databehandleravtalene bedriften har inngått med samarbeidspartnere.

 

Bruk av underleverandør

Personalpartner benytter Systec Solutions AS til support på drift og sikkerhetskopiering av våre systemer. All sikkerhetskopiering ut av huset er kryptert.

 

Rettigheter

Alle som spør har rett har rett til å vite hvordan sine personopplysninger blir brukt, etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Personalpartner har gitt denne informasjonen i denne erklæringen. De som er registrert i en av Personalpartners systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Man har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Personalpartner ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav om innsyn i personopplysninger hvor Nav er behandlingsansvarlig skal rettes til Nav.

Krav om innsyn i helseopplysninger innsamlet i tiltaket Arbeidsrettet rehabilitering rettes til Personalpartner AS.

Krav fra den registrerte skal besvares. Administrasjonsgebyr på 350 kroner kan påløpe avhengig av kravets omfang.

 

Kontaktinformasjon

Daglig leder:

Ann-Monica Borhaug: ann.monica.borhaug@personalpartner.no

Telefon: 452 69 623

 

Kvalitet- og IT-ansvarlig:

Jørgen Lie: jorgen.lie@personalpartner.no

Telefon: 951 06 001

 

Postadresse:  Personalpartner Arbeid og Inkludering AS, postboks 582, 1522 Moss